Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (2018 рік)

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Городоцького  районного суду

Хмельницької області

 № 10 від 30.09.2015 року

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Городоцькому районному суді Хмельницької області

1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Городоцькому районному суді Хмельницької області за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі — АСДС) визначають порядок функціонування автоматизованої системи в Городоцькому районному суді, урегулювання яких відповідно до Закону України “Про судоустрій і статус суддів” і Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), затвердженим рішенням Ради суддів України № 2 від 02.04.2015 року, відноситься до повноважень зборів суддів Городоцького районного суду Хмельницької області.

1.2. Порядок документообігу у суді регламентується Положенням про автоматизовану систему документообігу суду далі – Положення, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015р. № 25, та Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міста Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 року № 173.

2. Реєстрація справ і матеріалів

2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується старшим секретарем суду або особою, яка його тимчасово замінює та технічним адміністратором і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату Городоцького районного суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

• Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
• Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою відповідно до підпункту 2.2.6 пункту 2.2 Положення.

3. 
   Розподіл справ і матеріалів

• Розподіл судових справ здійснюється згідно Розділу 2.3. «Розподіл судових справ між суддями» Положення в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

3.2. Справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду, у разі їх наявності, розподіляються одразу після їх реєстрації згідно підрозділу «Автоматизований розподіл судових справ між суддями» Розділу 2.3. «Розподіл судових справ між суддями» Положення.

  3.3. За вимогою голови суду, особа, відповідальна за автоматичний розподіл справ надає голові суду довідку про перелік справ, які надійшли до суду та розподілені.

3.4. Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється виключно працівниками канцелярії відповідно до функціональних обов’язків.

3.5. Результат розподілу справ між суддями оформлюється в реєстрі розподілу справ і матеріалів, який формується автоматично за допомогою АСДС.

3.6. Повторний розподіл справ і матеріалів, у разі заміни головуючого судді здійснюється з урахуванням вимог пунктів 3.1. – 3.2, 3.4 цих Засад.

3.7. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), який не є головуючим суддею(суддею доповідачем) у судовій справі, повторний автоматизований розподіл судових справ не здійснюється. Заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється відповідно до встановлених засад формування складу колегій суддів.

Результат заміни відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, оформлюється у Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями, затвердженого Положенням, та підшивається до матеріалів справи.

3.8. На виконання пункту 2.3.17. Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду справи, можуть бути повторно розподілені за рішенням зборів суддів, з урахуванням пунктів 3.1. – 3.5.  цих Засад, судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:

- припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя,

- звільнення його з посади судді,

- перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку,

- тимчасової непрацездатності головуючого судді, якщо її тривалість становить більше ніж 21 календарний день,

- тимчасової непрацездатності головуючого судді, у день відкриття лікарняного, якщо нерозглянутими залишились справи і матеріали, зазначені у п. 3.2. Засад,

- відсторонення судді від посади.

• Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.
• При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.
• Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи,  а передаються  раніше визначеному судді, справи та заяви, визначенні підпунктом 2.3.29, підпунктами 2.3.43. – 2.3.45 пункту 2.3 Положення. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44-2.3.46 пункту 2.3 Положення, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.
• У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

• Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями Городоцького районного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.
• Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою, працівник канцелярії відповідно до функціональних обов’язків, не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді .
• Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи помічниками суддів та працівниками канцелярії.
• Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді, а в разі відсутності даного слідчого судді (перебування у відпустці, відрядженні та на лікарняному), здійснюється розподіл на загальних підставах. В разі, якщо подання, клопотання, заяви та скарги кримінальних справ, матеріалів кримінального провадження розглядались декількома суддями то поєднання проводити із тією, яку було зареєстровано першою. (даний пункт внесено на підставі рішення зборів суддів від 14.06.2017р. №5).
• Якщо у суд надходить декілька справ про адміністративні правопорушення відносно однієї тієї ж самої особи, такі реєструються та передаються на розгляд одному судді, також якщо справа про адміністративне правопорушення перебуває на розгляді і в суд надходить справа про адміністративне правопорушення відносно тієї ж самої особи, справа передається судді, який вже розглядає справу відносно цієї особи. Також справа про адміністративне правопорушення яку було повернуто на доопрацювання, після повернення з доопрацювання передається раніше визначеному автоматизованою системою документообігу судді. (даний пункт внесено на підставі рішення зборів суддів від 14.06.2017р. №5). « Після повернення з доопрацювання передається раніше визначеному автоматизованою системою документообігу судді», доповнити словами: «розподіл таких справ здійснюється в ручному режимі» (рішення зборів суддів від 16.06.2017р. №6).
• У разі відсутності раніше визначеному в судовій справі судді (перебування у відпустці, відрядженні, лікарняному), здійснюється розподіл заяви в день її надходження на основі поточної справи цивільного чи адміністративного судочинства, а передаються судді у день виходу на роботу, а саме:

• судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору;
• судові справи про перегляд заочного рішення;
• судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов’язані із виконанням судових рішень, передбачені Цивільним процесуальним кодексом України та Кодексом адміністративного судочинства України;
• зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;
• заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;
• заяви про відновлення втраченого судового провадження;
• заяви про забезпечення позову, доказів.

(даний пункт внесено на підставі рішення зборів суддів від 10.01.2018р. №2).

4. Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх

4.1. Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітніми,  розглядає суддя, уповноважений зборами суддів.

4.2.  Суддя, який здійснює повноваження по розгляду кримінальних проваджень, де злочини скоєнні неповнолітніми, обирається строком на 3 роки.

4.3. У разі неможливості суддею здійснювати повноваження (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо) по розгляду кримінальних проваджень, де злочини скоєнні неповнолітніми, зборами суддів тимчасово обирається суддя, який буде розглядати дану категорію справ. (Даний пункт виключений на підставі рішення зборів суддів від 16.06.2017р. №6).

5. Слідчі судді
   • Судові справи, розгляд яких віднесено до повноважень слідчого судді, розглядають слідчі судді, уповноваженні зборами суддів.
   • Слідчий суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

6. Коефіцієнт форми участі

6.1. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи розраховується згідно Положення.

6.2. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи, для судді-учасника колегії дорівнює — 0,001.

7. Особливості розподілу справ у разі виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя

7.1. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, для голови суду, визначається рішенням зборів суддів Городоцького районного суду Хмельницької області.

7.2. Збори суддів Городоцького районного суду, за письмовим зверненням судді, або доповідною запискою керівника апарату суду з метою забезпечення умов для належного виконання суддею своїх обов’язків судді та виконаннях інших завдань, які не пов’язані безпосередньо зі здійсненням судочинства, мають право вводити зменшуючий коефіцієнт, зменшувати відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, в межах визначених рішенням зборів суддів та цими Засадами, який застосовується при розподілі справ, або тимчасово припинити розподіл справ на суддю:

- у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики; аналізи стану судочинства; участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді; підготовці суддів та працівників апаратів судів; здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України; спеціальна підготовка семінарів, тренінгів, навчальних програм для суддів, участь в робочих групах, заходах щодо підвищення кваліфікації тощо);

- у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів;

Введення зменшуючого коефіцієнту кількості розподілених справ, зменшення відсотку справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, або тимчасове припинення розподілу справ на суддю здійснюється до відпадіння підстав, у зв'язку з якими було здійснено таке введення.

7.3. Узгоджене зборами суддів, письмове звернення судді або доповідна записка керівника апарату суду є підставою для керівника апарату або особи, яка його замінює, для налаштування АСДС в частині особливостей розподілу справ на відповідного суддю.

8. Керівник апарату суду

8.1. Керівник апарату суду на вимогу голови суду звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.

8.2 Керівник апарату подає голові суду щомісячно інформацію про надходження справ та матеріалів до суду та стану їх розгляду.

9. 9. Відповідальність

9.1. Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності, передбаченої законом.

10. 10. Знеструмлення електромережі суду

10.1 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

10.2 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення обставин.

10.3 У разі настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється з урахуванням графіку чергування слідчих суддів, затвердженого зборами суддів.

10.4 Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

           11.Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

• У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.

Відомості про набрання судовим рішенням законної сили вносяться до автоматизованої системи працівниками канцелярії відповідно до функціональних обов’язків.

Персональну відповідальність за організацію своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання  судовим рішенням законної сили, направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату Городоцького районного суд.

12. Прикінцеві та перехідні положення

12.1.Це Положення набирає чинності з дня його затвердження зборами суддів Городоцького районного  суду Хмельницької області.

• Норми цього Положення застосовуються з дати набрання ним чинності.

12.3. Робота щодо наповнення та використання інформації в автоматизованій системі здійснюється після створення правових умов (видання керівником апарату суду наказів про визначення прав користувачів автоматизованої системи) та впровадження і налагодження програмно-технічних засобів для забезпечення функціонування підсистем на кожному автоматизованому робочому місці. .

12.4.    У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду у Городоцькому районному суді, збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.