Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішенням зборів суддів
Городоцького районного суду
Хмельницької області
№ 2 від 31.03.2025 року
Засади
використання автоматизованої системи документообігу суду в Городоцькому районному суді Хмельницької області
1.2.Ці засади розроблено відповідно до положень Кодексу адміністративного судочинства України, Цивільного процесуального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про електронні документи та електронний документообіг», "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про захист персональних даних", Положення про автоматизовану систему документообігу суду, зі змінами, затвердженими рішенням Ради суддів України №39 від 11.11.2024 року та погодженого Державною судовою адміністрацією України наказом №529 від 29.11.2024 року (далі Положення) та інших нормативно-правових актів.
1.3.Інші питання, що стосуються здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються наказами керівника апарату суду та/або голови суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.
1.4. Користувачі КП «Д-3» зобов’язані забезпечувати конфіденційність інформації, яка міститься в автоматизованій системі документообігу.
1.5. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду тягне відповідальність, установлену законом.
1.6. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи документообігу суду несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – головний спеціаліст.
2.Реєстрація справ і матеріалів
2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується технічним адміністратором та працівниками канцелярії суду відповідно до їх посадових обов’язків і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату Городоцького районного суду Хмельницької області із зазначенням причин встановлення такого терміну.
Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою відповідно до підпункту 2.2.6 пункту 2.2 Положення.
3.1.Розподіл судових справ здійснюється згідно Розділу 2.3. «Розподіл судових справ між суддями» Положення в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється виключно працівниками канцелярії відповідно до функціональних обов’язків.
3.2. У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя зобов`язаний до 08.30 год. відповідного дня повідомити про це відповідальну особу суду, на яку покладено обов’язки служби управління персоналом.
Невиконання суддею правил, визначених абзацом 1 п. 3.2. Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.
3.3. Результат розподілу справ між суддями оформлюється в реєстрі судових справ і матеріалів, який формується автоматично за допомогою АСДС.
Реєстр розподілу справ і матеріалів в той же робочий день відповідальною особою формується на кожного суддю окремо.
Відповідальною особою справи передаються судді для розгляду під підпис у реєстрі.
Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
3.4. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії, проводиться автоматично в загальному порядку згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення.
3.5. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
- за два місяці до закінчення повноважень судді;
- за чотирнадцять календарних днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
- за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п'яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
- за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п'яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
- у період відпустки судді;
- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п'яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
- під час тимчасової непрацездатності судді;
- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;
- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
3.6. Справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду, розподіляються одразу після їх реєстрації згідно підрозділу «Автоматизований розподіл судових справ між суддями» Розділу 2.3. «Розподіл судових справ між суддями» Положення.
3.7. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (або особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.
Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (або особи, яка виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи. Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями Городоцького районного суду Хмельницької області, що автоматично створюється автоматизованою системою.
У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.
3.8. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), який не є головуючим суддею (суддею доповідачем) у судовій справі, повторний автоматизований розподіл судових справ не здійснюється. Заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється відповідно до встановлених засад формування складу колегій суддів.
Результат заміни відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, оформлюється у Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями, затвердженого Положенням, та підшивається до матеріалів справи.
3.9. При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.
3.13. Справи, що підлягають реєстрації і розгляду в неробочі та вихідні дні, розподіляються між суддями та слідчими суддями, які працюють у ці дні відповідно до графіку, затвердженого наказом голови суду або особи, яка виконує його обов`язки.
4.1. В Городоцькому районному суді Хмельницької області визначено наступні коефіцієнти складності категорій судових справ, які вносяться шляхом заповнення уповноваженою особою Городоцького районного суду Хмельницької області відомостей обліково-статистичних карток.
Коефіцієнт складності по кримінальних провадженнях:
- злочин невеликої тяжкості -1,0;
- злочин середньої тяжкості -1,0;
- тяжкий злочин -2,0;
- особливо тяжкий злочин -3,0;
- 3-5 підсудних - 2,0;
- більше 5 підсудних - 3,0
- інші кримінальні провадження -1,0
- клопотання, скарги під час досудового розслідування. справи в порядку виконання судових рішень, відновлення втраченого провадження – 0,6;
- клопотання про призначення та проведення експертизи 0,2.
Коефіцієнт складності по цивільних, адміністративних справах:
Коефіцієнт складності по справах про адміністративні правопорушення:
5.Розподіл судових справ шляхом передачі раніше визначеному у судовій справі судді.
5.1. Передача судової справи раніше визначеному судді, судді-доповідачу проводиться щодо:
- судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.
- апеляційних скарг на ухвали слідчих суддів суду першої інстанції, які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР);
- заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
- заяви про перегляд заочного рішення;
- заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;
- матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
- зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;
- заяв про відновлення втраченого судового провадження;
- заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;
- заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
- позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;
- справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;
- справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;
5.2. Клопотання (подання, скарги), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому суді, а в разі відсутності даного судді (перебування у відпустці, відрядженні та у разі тимчасової непрацездатності), розподіл таких справ здійснюється на загальних підставах;
У разі, якщо клопотання (подання, скарги) по одному кримінальному провадженню розглядались декількома суддями, то поєднання проводити із тим кримінальним провадженням, який було зареєстровано першим.
5.3. Клопотання про скасування заходів забезпечення позову передаються раніше визначеному в судовій справі головуючому судді.
6.Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх
6.1. Кримінальне провадження щодо розгляду стосовно неповнолітньої особи обвинувального акта, клопотань про звільнення від кримінальної відповідальності, застосування примусових заходів медичного чи виховного характеру, їх продовження, зміну чи припинення, а також кримінальне провадження в апеляційному чи касаційному порядку щодо перегляду прийнятих із зазначених питань судових рішень здійснюються суддею, уповноваженим згідно із Законом України "Про судоустрій і статус суддів" на здійснення кримінального провадження стосовно неповнолітніх.
У разі якщо таке кримінальне провадження має здійснюватися судом колегіально, головуючим під час судового розгляду може бути лише суддя, уповноважений згідно із Законом України "Про судоустрій і статус суддів" на здійснення кримінального провадження стосовно неповнолітніх.
6.2. Суддя, який здійснює повноваження по розгляду кримінальних проваджень, де кримінальні правопорушення скоєні неповнолітніми, обирається строком на 3 роки.
6.3. У разі неможливості суддею здійснювати повноваження (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо) по розгляду кримінальних проваджень, де кримінальні правопорушення скоєні неповнолітніми, зборами суддів тимчасово обирається суддя, який буде розглядати дану категорію справ.
7.Слідчі судді
7.1. Судові справи, розгляд яких віднесено до повноважень слідчого судді, розглядають слідчі судді, уповноваженні зборами суддів.
7.2.Слідчий суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу судових справ між суддями.
7.3.У вихідні і святкові дні, а також у неробочий час, розгляд клопотань в порядку Глави 21 КПК України проводиться слідчим суддею за графіком, який затверджується головою суду або особою, яка виконує його обов’язки.
8.Особливості розподілу справ у разі виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя
8.1. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, для голови суду, визначається рішенням зборів суддів Городоцького районного суду Хмельницької області.
8.2. Збори суддів Городоцького районного суду Хмельницької області, за письмовим зверненням судді, або доповідною запискою керівника апарату суду з метою забезпечення умов для належного виконання суддею своїх обов’язків судді та виконаннях інших завдань, які не пов’язані безпосередньо зі здійсненням судочинства, мають право вводити зменшуючий коефіцієнт, зменшувати відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, в межах визначених рішенням зборів суддів та цими Засадами, який застосовується при розподілі справ, або тимчасово припинити розподіл справ на суддю:
- у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики; аналізи стану судочинства; участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді; підготовці суддів та працівників апаратів судів; здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України; спеціальна підготовка семінарів, тренінгів, навчальних програм для суддів, участь в робочих групах, заходах щодо підвищення кваліфікації тощо);
- у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів.
Введення зменшуючого коефіцієнту кількості розподілених справ, зменшення відсотку справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, або тимчасове припинення розподілу справ на суддю здійснюється до усунення підстав, у зв'язку з якими було здійснено таке введення.
8.3. Узгоджене зборами суддів, письмове звернення судді або доповідна записка керівника апарату суду є підставою для керівника апарату або особи, яка його замінює, для налаштування АСДС в частині особливостей розподілу справ на відповідного суддю.
9.Керівник апарату суду
9.1. Керівник апарату суду на вимогу голови суду звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.
9.2 Керівник апарату подає голові суду інформацію про надходження справ та матеріалів до суду та стану їх розгляду за вимогою.
10.Відповідальність
10.1. Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень, які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду, відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності, передбаченої законом.
11.1 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.
11.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення обставин.
11.3. У разі настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється з урахуванням графіку чергування слідчих суддів, затвердженого зборами суддів.
11.4. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.
12.1. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.24 пункту 2.3 Положення, автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.
12.2.Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності); підстави проведення повторного автоматизованого розподілу (за наявності); причини неможливості автоматизованого розподілу судових справ; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу.
12.3. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.
12.4. Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
12.5. Звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.
12.6. У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог Засад.
13.Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)
13.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою, працівник канцелярії відповідно до функціональних обов’язків, не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді.
13.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи помічниками суддів та працівниками канцелярії відповідно до їх посадових обов’язків.
14.Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили
14.1.У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.
14.2. Відомості про набрання судовим рішенням законної сили вносяться до автоматизованої системи працівниками канцелярії відповідно до функціональних обов’язків.
14.3. Персональну відповідальність за організацію своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили, направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату Городоцького районного суду.
15.Прикінцеві та перехідні положення
15.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Городоцькому районному суді Хмельницької області набирають чинності з наступного дня після їх затвердження зборами суддів Городоцького районного суду Хмельницької області.
15.2. З дня набрання чинності цими Засадами, попередні Засади, затверджені рішенням зборів суддів Городоцького районного суду Хмельницької області, вважаються такими, що втратили чинність.
15.3. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду в Городоцькому районному суді Хмельницької області, збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
_03_03.png)
